Сканы, фото, документы и немецкие чиновники

Образец идеального скана для оформления документов

Написать эту статью меня побудили чудовищные фотографии документов, присылаемые некоторыми клиентами. Понятно, что не всегда есть время и возможность искать сканер. Иногда удобнее просто сфоткать по быстрому, а скан как-нибудь потом. Я уже с этим смирился ))
Тем не менее, я решил познакомить с читателя с ожиданиями, точнее говоря требованиями немецких чиновников.

Как не надо

Трудно удержаться от смеха, когда клиент сообщает, что прислал "скан" паспорта. Присылаемые в таком виде документы конечно же, дают первое представление и позволяют провести первую быструю проверку документов. Но на этом пожалуй и все. Предоставить их чиновникам невозможно. То есть, возможно конечно. Но будет большая вероятность получить ответ типа "пришлите сканы битте".

А чем, собственно говоря, немецким бюрократом не угодили фотографии документов с достаточно четким, легкочитабельным текстом? Откуда такая щепетильность?
- На этот вопрос я и сам затрудняюсь ответить. Наверно потому, что чиновники, особенно немецкие чиновники, просто обожают действовать по инструкции. Вам доводилось слушать что-нибудь типа "педантичный как немец"?

Так вот, взгляните пож-ста на скриншот №1. Это специальная инструкция для немецких работодателей, как подготовить документы будущего иностранного работника а также членов его семьи. Обратите внимание на инструкции справа вверху, под красным словом BERLIN:

... standardized format

✓ exclusively in PDF (no ZIP)
✓ Scan quality
✓ No color scans

Причем берлинские чиновники далеко не самые "свирепые". Из моей практики - самые махровые представители немецкой бюрократии окопались в Франкфурте, ну и само собой в Баварии.

Креативность этого клиента восхищает. Отфотошопил фотографию и вроде как "скан" :)

Худший сценарий - worst case

Предположим, ваше фото сделано фронтально и довольно похоже на скан. Отсылать его в таком "почти совершенном" виде или нет?
- Хочу вас успокоить. Никаких серьезных проблем конечно же не будет. Худший сценарий - тот, что я уже упоминал выше: "пришлите заново ваши документы, только не фотографии документов, а именно сканы".

Но одна маленькая проблема все-таки есть. Это сроки. Немецкие чиновники работают "без излишней спешки". К тому же во многих городах ведомства по делам иностранцев сильно перегружены. Так что будьте готовы к тому, что ответа нередко приходится ждать многие недели.

А теперь вопрос на засыпку. Вы готовы ждать недели (в не таких уж редких случаях даже месяцы), чтобы затем получить такую вот вежливую просьбу прислать все-таки документы exclusively in PDF, да еще к тому же в scan quality?
Вопрос наверно риторический...

Образцы "идеального" скана

Образцы сканов ниже - достаточно хороши. Такие сканы чиновники гарантированно примут и обработают.

Делая (скан)-копии на стационарном сканере, например в интернет-кафе или в копи-центре рекомендуется проследить, чтобы копируемый документ не жался в уголок, а расположился более-менее посередине.

Когда я прошу клиентов прислать скан вместо фотографии, наверно кто-то считает меня таким же педантом. Свою задачу я вижу в том, чтобы подготовить документы клиента оптимально. Чтобы снизить все возможные риски задержки. Чтобы комар носа не подточил. Чтобы была уверенность, что чиновник улыбнется когда увидет аккуратные сканы и оптимально сложенный пакет документов. Наверно в глубине души во мне сидит немецкий бюрократ. Поэтому я не обижаюсь ))

Обратите внимание, что сканировать заднюю сторону карты необязательно. Также необязательно, чтоб карта была вместе с письмом из компании. Фактически, достаточно скана лицевой стороны карты на белом фоне.

И напоследок парочка хороших новостей.

Хорошие новости

Достаточно скана сдаланного "смартфон-сканером"

Немецкие чиновники не возражают, если сканирование производилось с помощью смартфона.

Установите любой App для Андроида (например Adobe Scan или любой другой).
Внимание владельцы айфонов. В iOS уже есть встроенный сканер. Достаточно в "Заметках" создать новую заметку, только не текстовую а с помощью камеры. Это и будет приемлимое по качеству сканирование документов.

Черно-белые сканы необязательны

Нисмотря на грозное предупреждение, что сканы должны быть черно-белыми, в моей практике ни разу не было проблемы при отсылке цветных сканов. Но черно-белые сканы наверно уже потому предпочтительнее, что занимают меньше места в вашем дивайсе.

Ключевые идеи

1: Отсылать фотографии документов консультанту "на проверку" - окей. Отсылая фотографии документов чиновнику есть риск потерять драгоценное время.

2: Сканировать документы можно любым мобильным скан-приложением.

3: Скан может быть цветным или черно-белым. Это не принципиально.

Ваши мысли на эту тему?

Обнаружена ошибка? Дополнение? Несогласие? Вопрос?

Прошу прокомментировать (регистрация не нужна)